Corporate Governance

FAQ

    Le Segnalazioni sono ricevute e analizzate dal Comitato Segnalazioni, organismo di Italo composto dal Responsabile Internal Audit & Risk Management, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e dal Responsabile Legal Affairs & Compliance della Società. Nel caso di Segnalazione riguardante uno dei membri del Comitato, il segnalato si asterrà da qualsiasi attività connessa alla gestione della stessa.
    Durante l’iter di gestione, gli elementi essenziali della Segnalazione potranno essere condivisi dal Comitato, in funzione dell’oggetto e delle specifiche competenze in materia, con il Vertice Aziendale, l’Organismo di Vigilanza e al Collegio Sindacale.
    No, la Società non prenderà in carico Segnalazioni anonime e richiede ai segnalanti di indicare i propri dati anagrafici anche al fine di poter richiedere ulteriori informazioni ed evidenze durante l’iter di analisi e gestione delle Segnalazioni.
    Pur non ammettendo Segnalazioni anonime, Italo si impegna a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante e rimuovere gli eventuali fattori che possano disincentivare il ricorso alla segnalazione.
    La piattaforma informatica adottata da Italo per la gestione delle Segnalazioni permette il salvataggio delle informazioni su server dedicato e garantisce la riservatezza del segnalante in quanto:
    • non viene tracciato l’IP lato applicativo e server da cui è stata inviata la Segnalazione (“no log policy”);
    • le Segnalazioni ed i dati identificativi dei segnalanti sono archiviati in database separati;
    • alle Segnalazioni viene attribuito un codice identificativo del tutto anonimo.
    Di conseguenza, dal momento dell’inoltro e per tutto il processo di gestione della Segnalazione sarà visibile solamente il codice identificativo anonimo.

     
    Il Comitato Segnalazioni, organismo di Italo incaricato della gestione delle segnalazioni composto dal Responsabile Internal Audit & Risk Management, dal Responsabile Risorse Umane e Organizzazione e dal Responsabile Legal Affairs & Compliance della Società.
    Nei casi previsti dalla legge, l’identità del segnalante verrà visualizzata esclusivamente all’interno della piattaforma informatica mediante una funzionalità che consente di storicizzare con appositi log le motivazioni e gli utenti che hanno avuto accesso a tali dati.
    ITALO si impegna a trattare ogni dato acquisito nell’ambito della gestione della Segnalazione nel rispetto del Regolamento n. 2016/679 (“GDPR”) e delle procedure interne pro tempore applicabili. Ciò premesso:
    • la Società non rivelerà al segnalato, salvo i casi previsti dalla legge, l’identità del segnalante al fine di evitare ritorsioni, minacce, violenze, ecc. e tutelare la riservatezza di quest'ultimo;
    • il segnalato potrebbe non essere informato in merito alla registrazione dei suoi dati nei casi in cui si ravveda il sostanziale rischio che, per effetto della comunicazione, si possa compromettere la capacità per ITALO di verificare efficacemente la fondatezza della Segnalazione o di raccogliere le prove necessarie;
    • nei casi di “Segnalazioni in mala fede” - ovvero priva di fondamento, fatta con dolo o colpa grave allo scopo di danneggiare, o altrimenti recare pregiudizio al soggetto segnalato – quest’ultimo potrà avvalersi del suo diritto di accesso per ottenere informazioni sull’identità del segnalante.
    Se sei un dipendente, per effettuare una segnalazione dovrai accedere alla piattaforma informatica con username e password aziendali tramite qualsiasi dispositivo, fisso o mobile, dotato di browser Internet.
    In alternativa è possibile utilizzare l’indirizzo di posta ordinaria della Società: Italo Viale del Policlinico 149/ b - 00161 Roma, alla c.a. Funzione Internal Audit e Risk Management; in tal caso, ricordati che non saranno prese in carico Segnalazioni anonime e che, per poterti tutelare da eventuali ritorsioni e/o atti discriminatori per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione, avremo bisogno di sapere che sei un dipendente della Società.
    Se sei un soggetto esterno ad Italo dovrai accedere alla piattaforma informatica tramite qualsiasi dispositivo, fisso o mobile, dotato di browser Internet inserendo i seguenti dati: nome, cognome, email e numero di telefono.
    In alternativa è possibile utilizzare l’indirizzo di posta ordinaria della Società: Italo Viale del Policlinico 149/ b - 00161 Roma, alla c.a. Funzione Internal Audit e Risk Management; in tal caso, ricordati che non saranno prese in carico segnalazioni anonime.
    I soggetti segnalanti possono monitorare l’avanzamento della gestione delle proprie Segnalazioni accedendo al portale informatico dedicato.
    Se sei un dipendente di Italo dovrai accedere alla piattaforma informatica con username e password aziendali.
    Se sei un soggetto esterno ad Italo dovrai accedere alla piattaforma informatica inserendo il codice identificativo univoco (codice numerico di 10 caratteri) che il sistema ti ha fornito al momento dell’inoltro della Segnalazione.
    La piattaforma informatica consente di inserire allegati sotto forma di file di testo, immagini, audio e video a supporto della Segnalazione entro un limite massimo di 60 mb.
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